BIツールとは？仕組み・機能・活用例をわかりやすく徹底解説

現代のビジネスでは、膨大な量のデータを取り扱うことは珍しくありません。その中で、効率的に情報を解析し、貴重な洞察を得るために用いられるツールがあります。それが「ビジネスインテリジェンス（BI）ツール」です。BIツールは企業の経営者や決定者が有益で迅速な意思決定を行うための重要な役割を果たします。

しかし、BIツールの具体的な仕組みや機能、どのように活用できるのかを理解している方はまだまだ少ないのではないでしょうか？この記事では、BIツールについて詳しく解説します。

BIとは

ビジネスインテリジェンス（BI）は、企業の大量のデータを解析して意思決定に役立つ情報を得るための手段やシステムを指します。最大のメリットは、データを駆使することで迅速かつ精緻なビジネス判断を可能にする点にあります。具体的に使用される場面を挙げると、売上、顧客、商品の分析や、それらを元にした業務状況の把握や予想作成などが考えられます。

BIを適切に活用することで、市場動向の変化に即座に対応した効果的な経営戦略を立てることが可能になります。さらに、データに基づいた明確な事実が明示されるため、上層部だけでなく実務担当者も使用の範囲を広げています。

BIツールとは

BIツール、またはビジネスインテリジェンスツールとは、企業のビジネスデータを適切にデータを分析し、高速な意思決定をサポートするための便利なツールです。

過去の売上情報、顧客のデータ、商品に関する情報など、企業が日々データの収集する膨大なデータから必要な情報を引き出し、それを分析し結果を視覚化します。これにより、手動でExcelから数値を取り出して集計する必要がなく、タイムリーな情報提供が可能になります。

さらに、未来のビジネスパフォーマンスを予測する機能を持つツールも増えてきており、一部の先進的なツールではAIや機械学習などのテクノロジーが組み合わせられて、より精確な分析と予測が可能になっています。

BIツールとExcelの違いとは

Excelは一人ひとりが個別のデータを分析、管理することを主目的としています。基本的な計算やデータを可視化に威力を発揮しますが、大容量データの取り扱いは難しく、エラーのリスクも避けられません。

BIツールは大量のデータを効率的に処理し、マネージャーやビジネスリーダーが戦略策定や計画作成に活用するためのツールとなります。特筆すべきは、リアルタイムでデータを更新・共有して分析したり、様々なデータソースを総合的に分析できる点で、これにより企業の全体的なデータ統合が可能となります。

これらのツールはそれぞれが異なる目的と役割を持っているため、適材適所での使用が必須となります。便利なツールが溢れる現代において、データの扱い方はビジネスの成果に直接影響を及ぼすため、ビジネスマンにとってこれらのツールの理解と適用は無くてはならないスキルと言えるでしょう。

BIツールとERP・DWH・ETLの違いとは

BIツールはビジネス運営に役立つデータを抽出、解析し、効果的な意思決定をサポートするシステムです。

このBIツールと同時に重要な役割を果たすのが、ERP、DWH、ETLというシステムです。それぞれの意味と機能について説明します。

●ERP（Enterprise Resource Planning）

これは異なる事業部門に存在するデータを統一し、一元的な管理を可能にするシステムです。ERPを活用すれば、会計、生産、販売など各部門のデータを統合的に把握でき、このシステムによって効率化が図られます。

●DWH（Data WareHouse）

DWHは、ビジネス全体で利用するさまざまな情報を集約し、最適な状態にリフォーマットし保存するデータストレージシステムです。ERPからのデータはもちろんのこと、さまざまなデータソースからの情報もDWHに集積されます。

●ETL（Extract、Transform、Load）

ETLは、データの取得（Extract）、変換（Transform）、格納（Load）を行うプロセスです。DWHに蓄積される前にデータソースから情報を抽出し、必要な形式に変換したうえで格納します。こうしたプロセスによって、各種データが整理され、利用しやすい形になります。

これらのシステムは相互に連携し、補完しあう関係性を持っています。BIツールは、ERPから得られる情報やDWHに格納されたデータを抽出・分析することで、企業のビジネス判断に有益な情報や気づきを提供します。

BIツールの活用シーンとは

ビジネスのさまざまなシーンで活用されているBIツールの、主な活用場面をご紹介します。

BIツールの活用シーンとは:経営分析・財務分析

経営分析・財務分析のテンプレート機能が充実しているBIツールを活用すれば、即座に実務に対応できるレポートを出力することも可能です。

したがって、BIツールはビジネスパーソンだけでなく、現場スタッフにとってもフレンドリーなツールとなります。

これにより、組織全体が一貫した情報共有や意思決定を図ることができ、生産性と効率性をさらに向上させることができます。

営業分析・売上分析

営業部門は企業に必要不可欠な部門であり、その業績は企業の直接的な収益に大いに貢献します。しかし、それは業績向上のための効果的な戦略立案が必要となります。

BIツールを利用すると、多くの時間と労力を費やす必要なく、各担当者の業績や貢献度を素早く正確に評価することが可能になります。

商談数や成約率、新規顧客獲得数などの客観的な指標に基づく営業成果の可視化をすることができます。

これにより、組織全体の強みと弱みを把握し、営業力の向上や業績改善を目指すための施策を打つことができます。

また、BIツールは売上分析にも活用できます。商品別、店舗別、地域別、時間帯別、顧客層別など多くの視点から詳細な売上データを洞察することで、売上予測や戦略策定にも役立てることができます。

人事データ分析

人事データ分析におけるBIツールの重要性は、労働市場の変化への迅速な対応や効率的な企業運営に向けた必要性に根ざしています。

人事評価や人材育成など、人材に関するデータ活用はますます求められています。

BIツールの活用により、人事領域における様々な指標について、素早い現状把握と将来の予測が可能になります。

たとえば、自社で活躍できる人材を採用するための計画を立てる際には、ダッシュボードで現在のスキルマップや人材育成の状況を把握し、将来的に必要とされるスキルを分析することができます。

さらに、リモートワークやジョブ型雇用のBI ツール 導入に伴う新たな人事課題に対処するためにも、BIツールを活用することで、データや統計に基づいた判断をスムーズに行うことができます。その結果、変化する労働市場に柔軟に対応しながら、最適な人材配置や人事戦略を展開する土台となります。

残業分析

働き方改革という観点から、各部署の残業時間に注目が集まり、残業の節減策がますます重要となっています。

しかしながら、実際にどの部署でどの程度残業が生じているのか、それを把握するのが困難だった場合、問題解決の第一歩すら踏み出せないこともあるかもしれません。

BIツールは企業内の大量のデータを解析し、視覚的に一目で把握することができるツールです。残業時間の管理にも大変有効と言えます。

BIツールによるデータ分析を通じて、各部署の残業時間の傾向が明確になります。残業が多い時間帯、頻繁に残業をする一部のプロジェクトメンバー等、具体的な情報を得ることができます。また、残業時間の長さと業績との関連性も見えるかもしれません。

予算管理システム

予算管理というビジネスプロセスは企業の成長・発展にとって極めて重要です。

これは、企業規模が大きくなるにつれて更新すべきシステムの一つであり、特にこの領域で革新的なソリューションを提供するBIツールが注目されています。

従来、Excelなどの表計算ソフトウェアを使用した予算管理は手作業で行われてきましたが、これには極めて多くの労力が必要でした。

しかし、BIツールの出現により、この困難なタスクが著しく簡単化されました。例えば、過去の収益データや業績予測データを組み合わせて、現状の分析から予測まで一元的に行うことが可能となりました。

また、予算の策定や分配が感覚ではなく、客観的なデータに基づいて行われるようになりました。これにより、企業はより効果的な予算管理戦略を立てることができます。

BIツールの使用は処理速度を格段に向上させます。これは、経営者やマネージャーが迅速な決定を求められる際に非常に価値があります。

データ集計

ITに明るくない方でも扱うことが可能な「BIツール」は、離れて保存されていた複雑な情報を一つにまとめ、わかりやすいレポートやダッシュボード形式で視覚に訴えることが可能です。

例えば、異なる部署や事業部で使用されている多種多様なデータソースも、このツールを使用することで短時間のうちに一括集計することが可能となり、統一感ある情報として表すことが可能です。

帳票自動作成

帳票自動作成は、売上や経費といった企業内の定常的な数値の集計を自動化することを意味します。

BIツールによってデータを一元化し、データベースに蓄えることにより、業績の状況や予実管理など、日々作成する必要のある帳票をオンデマンドで生成することができます。

例えば、月次決算や部門ごとの業績データを一つひとつ作成するために、人的資源が集計や確認にかける多くの時間を節約できます。

さらに、帳票自動作成は、誤った集計やヒューマンエラーのリスクを軽減し、精度を確保しながら情報をスピーディーに整理、理解できるという点でも価値があります。これにより、意思決定はより迅速かつ正確に行うことが可能となります。

手書きで作成された帳票やExcelマクロを使った帳票出力のような煩雑な作業に対して、BIツールの使用は有効です。

データの集計から帳票の作成までを自動化することにより、帳票作成担当者の負担を軽減し、その人員を他の重要な業務に専念させることができます。

BIツールを使用するメリットとは

BIツールのメリットについて詳しく見ていきましょう。

散在するデータを集めて分析

BIツールのメリットは、複雑な形で存在するデータを一ヶ所にまとめ、整理し、直感的に理解しやすい形に再構築できることです。

BIツールを使用すれば、部門ごとに保管されていたエクセルデータや、PDF、紙などの形で存在していた数値情報も一元的に管理・分析が可能となります。

関連性や傾向が見つけやすくなり、重要なビジネス上の意思決定を迅速に行うことができます。

データの可視化による現状把握が可能

ビジネスインテリジェンス（BI）ツールの主要な特性は、データの可視化による直感的な理解です。

毎日生み出される膨大な情報は、人間が単独で理解し、有用な情報を抽出することが困難です。

BIツールを活用することで、これらの情報をレポートやダッシュボードへと変換し、数値やトレンドを視覚的に整理することが可能となります。

この結果、情報収集が大幅に効率化されます。

さらに、この可視化は重要な意思決定にもつながります。新製品の実装、マーケティング戦略の改定、投資タイミングの判断など、ビジネスにおける大切な判断を下す際に必要となるデータ理解が、BIツールを利用することで手軽に可能となります。

複雑な情報も一目で把握することができ、迅速かつ適切な意思決定を促進します。

問題・課題の早期発見・迅速な対応が可能に

BIツールを導入する大きな利点は、データの分析により問題や課題を早期に洗い出し、迅速に対処できるという点です。

販売データを基にした客層分析や各商品の売上分析、広告の有効性の評価など、多角的に情報を数値化して扱うことが可能です。

売上の停滞原因を見つけたり、新たな顧客獲得のためのポイントを発見したり、商品開発におけるマーケット需要を掴んだりするための判断基準は、データ分析による確かな結果に基づいています。

レポート作成の手間・時間軽減

BIツールは自動的な集計・分析機能を搭載しているため、人々が一つ一つの大量データを分析する必要性が消滅します。

人為的なエラーを避けつつ、迅速な分析を可能にします。

その上、BIツールはクラウドを通じて稼働し、面倒な設定や管理が不要です。

これによりIT部門の負荷を減少させ、同時に要求される情報に対するアクセス速度を向上させ、即時に意志決定の助けとすることができます。

BIツールのデメリットとは

ビジネスインテリジェンス（BI）ツールは、ビジネスの発展に多大な助けとなりますが、それらは全てのツールと同じく、一部の問題点を抱えています。

主要な問題点の一つは、BIツールを導入のコストに関わるものです。

BIツールはデータ分析の機能が豊富な一方で、その費用は決して安価ではなく、特にスタートアップの費用は大きい傾向があります。

中小企業にとってはそれが重荷になり得ます。さらに、ユーザーは適切な分析を行うために必要な知識とスキルを必要とします。これは、スタッフのトレーニングに関連する費用と時間を必要とするという意味です。

もう一つの問題点は、データの質に関連するものです。

BIツールの正確さは入力データの質に左右され、もしデータが不十分だったり誤っていたりすれば、その結果も信頼できないものになります。データを整理し、構造化する作業は時間とリソースを要します。

最後に、プライバシーと関連した問題も忘れてはなりません。

BIツールは大量の情報を収集・分析しますが、顧客の情報も含まれるため、プライバシー保護の観点からは問題となることがあります。これを防ぐためには、事前の適切な対策と管理が何よりも重要です。

これらの問題を念頭に置きながら、自社のニーズに最適なBIツールを選択し、利点を最大限に活用しつつ問題点を最小限に抑える、というのが重要です。

BIツールの仕組み・機能とは

BIツールに備わっている仕組みや機能についてご紹介します。

インプット

BIツールの機能の1つは「データのインプット」で、企業の所有する多岐にわたるデータソースから情報を集めます。

このデータソースとは、販売データ、CRM情報、マーケティング結果、企業内システムのログ、さらにはIoT、スマホ、SNS、オープンデータ、外部の第三者データや2次データ、購入データなどが含まれます。

BIツールはこれらのデータを統合し、一貫性の保証されたデータセットを生成します。この際、データウェアハウス（DWH）やETL（Extract、Transform、Load）の手法により、データクリーニングおよびデータ変換が行われます。このデータのインプット過程は、最終的な分析結果の精度を大きく左右し、極めて重要なステップとなります。

よって、BIツールは企業にとって手間なく、確かな情報にアクセスできる貴重なツールとなります。さらには、AIやマシンラーニングが導入しているツールも増えてきており、自動化フローの構築や高度な分析が可能となるなど、その可能性は日々広がっているのです。

分析・集計

BIツールの働きは、基幹系システムなどのさまざまなデータソースから情報を取得し、一元化管理して、それらを視覚的に分析・まとめることから始まります。

その結果、ユーザーが理解しやすい形状の数値またはグラフでデータが表示されます。

この全体視点の提供により、部門単位だけの視点では得られない広範かつ深淵な洞察と、そこから生まれる正確な意思決定や業績改善策が導き出されます。

可視化

BIツールの中心的機能の1つとして「データの可視化」があります。

純粋なテキスト情報だけでは完全に理解することが難しい大量のデータを、グラフやチャートといった視覚的な形に変換するものです。

これを利用することで、データの傾向やパターンが一目瞭然となり、迅速かつ正確な意思決定が可能になります。

具体的な例として、売上データを日別、月別、年別といった時間軸で比較し、時系列図に落とし込むことで、時期ごとの売上動向や季節性を瞬時にとらえることができます。

さらに、商品ごと、地域ごと、年代別といった分析視界を使ってビジュアル化することにより、どの領域を改善すべきか、どこに新たな市場があるかといった洞察を得ることが可能になります。

こうしたビジュアル化は、単なる数字情報からストーリーを伴う情報へと昇華させます。

そして、BIツールはただ単に情報を視覚的にするだけでなく、迅速にデータを解釈し、ビジネスの問題解決や新たなチャンスを見つけるツールとなります。

インサイト

BIツールにおけるインサイトは、データから価値ある洞察を得ることができる機能です。自動分析機能により、最適なデータにアクセスし、統計的に関連性の高い結果を抽出し、グラフや説明文で解釈する能力を指します。

これにより、BIツールは分析担当者のような役割を果たし、経営の意思決定を支援する情報を提供します。これらのインサイトは、企業が戦略を立てたり、リスクを評価したりする際の重要な要素となります。

BIツールの種類とは

この章では、BIツールの種類について見ていきます。

無料BIツール

大手IT企業などが無料で提供しているBIツールが存在します。無料系BIツールの最大の利点は、手軽に活用できることです。

基本的なデータ集計や分析には無料で利用でき、使い勝手も良いです。

ただし、自己学習や試行錯誤が必要とされるため、時間がかかることがあります。また、無料版は機能や条件に制限があり、本格的なBI構築には有料版の契約が必要になることが多いです。

また、オープンソースのBIツールも無料で利用できます。こちらはカスタマイズが可能で、必要な機能を自社で追加・改良できる特長があります。

ただし、高度な技術スキルを必要とし、大規模な導入には事前の検討が重要です。

海外系BIツール

BIはもともとアメリカで発展しました。そのため、有料のBIツールの多くはアメリカや他の海外で開発され、世界的に広く利用されています。

中には日本語にも対応しているものも存在します。

例えば、2019年に大手のSaaS企業によって買収され、その後、日本市場でも積極的に展開している海外系のBIツールがあります。

海外系のBIツールには、非常に多くの機能を備えたものが多く、高度な分析ニーズにも応えることができるのが特徴です。

国内系BIツール

国内系のBIツール、例えばLaKeel BIなどは、日本のビジネス現場に特化した使いやすさや機能性が特徴です。

専門用語や英語の直訳のマニュアルでは、ITに不慣れな人が効果的に利用するのが難しくなるかもしれません。そのため、国内系のBIツールが適しています。

国内系BIツールは、サポートやセミナーが充実していることが多く、無料系や海外系BIツールに比べて、導入までの負担が少なく済む場合があります。

BIツールを選ぶ際は、まず無料系か海外系か国内系かを選択し、その中で具体的なツールを比較すると良いでしょう。

BIツールの選び方とは

BIツールの選び方を3つ紹介します。

データの抽出・検索方法はわかりやすいか

ビジネスインテリジェンス（BI）ツールを選ぶ際の要点は、データ抽出と検索のシンプルさです。大量のデータから必要な情報を取り出す作業を主に行うBIツールの使い勝手は、情報の抽出がどれだけ容易かで大きく左右されます。

具体的にはデータ抽出の手段としては主に以下の2つが挙げられます。

一つは、スクリプト(SQL)の記述を用いる方法です。この方式では、検索内容を詳細に指定したりデータ分析の自由度を高めることが可能になります。

もう一つは、アイコンやボタンから選択する方法です。スクリプトの記述が必要なく、直観的に操作できるため作業負担が低減します。

BIツールの選択にはその目的と、BIツールの導入による自社への負担を最小化する観点から、データの抽出方法を慎重に選択することが賢明です。なお、どの程度のパフォーマンスが求められるのかはデータ量や複雑性、自社のビジネス環境によるため、これらを総合的に考慮することが重要です。

また、優れた機能を有していても使用者が理解しづらかったり、操作が繁雑なツールでは利便性が発揮されません。選択するBIツールは、データの状況を理解し、データ抽出や検索の手軽さを重視したものであるべきです。

連携するSaaSやアプリに対応しているか

BIツールの選択においては、既存のSaaSやアプリケーションとの結びつきや適応性が重要です。データ分析やビジネスパフォーマンス視覚化のツールであるBIが、自社で使用しているSaaSやアプリケーションと容易に組み合わせできるかどうか確認することが求められます。

例えば、営業部門が利用するCRMや、マーケティングチームが扱うSNSツールと簡単に連絡を取れるBIツールを選ぶべきです。これにより、売り上げや顧客満足度のトレンドをすぐに把握し、速やかに改善策を立てることができます。

BIツール選びでは、機能だけでなく、現在使用しているインフラとの対応性も検討すべきです。つまり、自社のSaaSやアプリケーションとスムーズに統合でき、データを使いやすいBIツールを選ぶことがビジネス効果を最大化する近道となるのです。このため、BIツールのコネクタが自社で活用しているSaaSやアプリに対応しているかどうかの確認は欠かせません。そして、初めから適合するBIツールを選んだ方が、後からの調整負担を軽減できます。

Excelへの出力に対応しているか

BIツールを選択する際、Excelへの出力対応ができているか否かも重視すべきです。

Excelはその便利な集計や分析機能、柔軟な操作性からビジネスシーンで欠かせないツールとなっています。特に大量のデータから的確な情報を引き出し、より深く分析する場面や、データを視覚化して関係者に報告するケースでは、Excelへの出力ができるBIツールの方が業務の効率化に貢献します。

BIツールは高度な機能をもっている反面、操作が難解に感じることもあります。Excelの使い易さと直感的な操作性を考慮すると、Excelへ簡単に出力できるBIツールは、ツールを使いこなす技能レベルが様々な人々にとって好都合になるでしょう。

このように、BIツールのExcelへの出力機能の有無は、営業効率とデータ抽出・分析の適切性、そしてツールの利用者層の拡大に貢献します。そのため、Excelへの出力機能のチェックはBIツール選択の重要なポイントのひとつになります。

まとめ

BIツールは膨大なデータを効率的に解析し、洞察を提示する革新的な技術です。その仕組みと機能、活用例を理解することで、企業はより明確で有益な意思決定を導き出すことが可能になります。BIツールの全体像を把握し、ビジネスの新たな可能性を探求しましょう。

よくある質問

BIとは何ですか？

BIとは、企業が持つ大量のデータを収集し、分析、加工することで、経営戦略のための意思決定をサポートする手法です。企業内の各部門で蓄積された情報を集約し、分析することで、より正確な情報を元に効果的な戦略策定や意思決定を可能にします。

BIツールとは何ですか？

BIツールは、企業が蓄積したデータを収集し、視覚的に表現し、分析して洞察を得ることを支援するツールです。これにより、データに基づいた意思決定や問題解決が可能になります。

BIツール 何がいい？

BIツールの利点の一つは、企業内のデータを集約し、それを分析できる点です。これにより、以前よりも高度な分析が可能になりました。それにより、各部門の状況が視覚化され、分かりやすいデータの解析が簡便になりました。

BIツールにはどんな種類がありますか？

BIツールには大きく4つの種類があります。レポーティングツール、OLAP分析ツール、データマイニングツール、そしてプランニングツールがあります。

BIツールの基本的な機能は？

BIツールの基本的な機能は次の通りです。

レポート出力機能

OLAP分析機能

シミュレーション機能

データマイニング機能

BIツールは今後どうなりますか？

BIツールの将来展望は明るいものと見込まれています。2024年までの市場予測では、1兆8,765億7,400万円という大きな市場規模が期待されています。この成長には、BIツールが高い効果を持ちながらも費用対効果が良いことや、使いやすさやサービスの向上が大きく寄与しています。

BIツールでできることは？

BIツールは企業のデータを集め、分析し、ビジネスの意思決定に役立てるツールです。 様々なデータをBIツールで統合し、それを整理・加工してわかりやすいグラフやレポートとして提示できます。 これによって、企業は経営判断や営業戦略を策定するための洞察を得ることができます。

BIツールとSQLの違いは何ですか？

SQLはデータベースから情報を取得するためのクエリ言語であり、主にデータの検索や抽出を行います。一方、BIツールはデータベースだけでなく、CSVやExcel、クラウドサービスなどとも連携し、視覚的な操作で高度な分析や表現を実現します。 SQLは主にデータの取得を目的としていますが、BIツールは視覚的な分析や操作を可能にする点で異なります。

SQLとクエリの違いは何ですか？

SQLは、データベースを操作するための言語で、一般的なデータベース管理システムで使用される言語の一つです。一方、クエリは、SQLの中でデータベースに対する命令文や問い合わせの内容を指します。つまり、SQLはデータベースを操作するための言語であり、クエリはその言語を使って記述された命令文や問い合わせを指す言葉です。

モダンExcelとPowerBIの違いは何ですか？

Power BIとモダンExcelの主な違いは、ダッシュボードの共有方法です。Power BIではデータを共有するためには有料のプランであるPower BI Proが必要です。一方で、モダンExcelでは通常のOfficeファイルと同様に、アクセスを許可した相手とダッシュボードを共有できます。

PowerBIとTableauはどう使い分ければよいですか？

Power BIとTableauは両方ともビジネスインテリジェンス（BI）ツールで、データの分析と可視化に使われます。Tableauは洗練されたデザインや高度な分析機能を求める人に適しています。一方、Power BIはM365との連携や低コストでの導入を重視するユーザーに向いています。

PowerBIとQlikSenseの比較は？

Power BIはExcelをベースにしており、慣れたUIで使いやすい点が特徴です。データ容量は少ないですが、手軽に始めやすく、コスト面でもメリットがあります。「Qlik Sense」は大規模なデータを専門的に分析することに向いており、セキュリティやデータの信頼性において高い評価を得ています。

ビジネスインテリジェンスツールの欠点は何ですか？

BIツールの提供形態には、いくつかの欠点があります。まず、提供形態によって簡単にBIツールを導入できてコストを抑えられる反面、ベンダーやプランによってカスタマイズに制限があることが挙げられます。また、自社内のサーバーにインストールして利用する形態では、自社に合わせてカスタマイズしやすい利点がありますが、管理やコストの負担が大きいというデメリットも存在します。

ビジネスインテリジェンスを日本語で何といいますか？

BIとは、ビジネスインテリジェンスの略であり、ビジネスの意思決定に関わる情報を指します。